Onboarding | Pay Management

Lönefil, mallar, onboarding,

Tobias Danielsson avatar
Skrivet av Tobias Danielsson
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

I denna guide har vi samlat guider, filmer och checklistor som kan vara bra att ha tillgång till när Sysarb Pay Management implementeras hos er organisation. Som ny kund hos oss har ni alltid tillgång till en onboardingansvarig hos oss.


Lönefil

När det är dags för att starta upp Sysarb behöver en lönefil förberedas. Det finns viss information som är viktig att ha med i filen, det skiljer sig en del från en fil för kartläggning. Det är viktigt med lönefilen att skapa en bra struktur, som både speglar er organisation med chefsstruktur och rätt löner.

Klicka här nedan för att komma till vår guide för lönefil, där finner du vår mall för vad filen behöver innehålla.

Organisationsträd

Tips; Om ni har möjlighet, ta organisationsstrukturen direkt från ert lönesystem. Innehållet i organisationsnivåerna behöver spegla hur organisationen ser ut, att ni utifrån strukturen kommer kunna hålla samtal eller lönesätta. Vid specifika justeringar eller undantag i strukturen så går det såklart att justera.

Lön

För lönekartläggningar och lönesättning i systemet är det viktigt att importera rätt lönetyp i systemet. Lönerna ska vara uppräknade till heltid, månadslön. Dvs, ej totallön med inräknade lönetillägg. Systemet räknar sedan ut totallönen tillsammans med lönetilläggen och/eller löneväxlingen.

Epostadresser

När man startar upp lönesättning är en av de största skillnaderna att det ska bli fler användare av systemet, både chefer och medarbetare får tillgång till systemet. För en sån uppstart, oavsett om man går från tidigare lönekartläggningskund eller en helt ny kund så behöver denna användare skapas. Genom att ha med e-postadresser i lönefilen så kommer det automatiskt skapas användare att aktivera i systemet.

Om ni inte har e-postadresserna i ert lönesystemet, så kan vi importera dessa adresser externt senare. Då behöver vi en excel-fil med det unika id-numret (ex personnummer) och e-postadresser.

Är chef

I filen finns det möjlighet att markera för vilka anställningar som är chefer i organisationen, vilket kommer att aktivera deras användare till chefsroller och därmed få rätt rättigheter. Viktigt att markera direkt i lönefilen vilka medarbetare som kommer ha


Mallar

Vid onboarding som ny kund behöver mallar för samtal och lönekriterier läggas in i systemet. De mallarna kan sedan revideras direkt i systemet inför nästkommande år utan att behöva lägga in mallarna på nytt för varje omgång.

Samtal

När det är dags för er att använda Sysarb som stöd vid samtal, oavsett om det är avstämningssamtal, medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal behöver du förbereda systemet med en samtalsmall. Om ni vill utgå från en tidigare mall lägger ni in den i systemet, därefter kan mallen uppdateras och revideras direkt i systemet.

Tips! När man använder sig av en tidigare mall kan man behöva se över hur mallen är formulerad. Fungerar mallen för att kunna användas digitalt? Eller är mallen skriven för att användas vid sittande samtal. Tänk på att frågorna i mallen behöver vara formulerade på ett sätt som går att ta till sig och svara smidigt på digital distans.

Lönekriterier

Vid onboarding lägger vi in lönekriterierna som mall. När mallen är inlagd är nästa steg att importera mallen till aktuell omgång, vid start av löneöversynsmodul. Mallen fungerar som bedömningsverktyg, såväl som verktyg för självskattning. Det ger era chefer och medarbetare underlag inför prestations- och/eller lönesamtal.

På samma sätt som samtalsmallar kan behövas revideras kan även lönekriterierna behövas ses över för att passa digitalt bruk. Ni har möjlighet att anpassa kriterierna efter just er organisation, kanske har ni olika kriterier för olika delar av organisationen, eller att era chefer har ett extra kriterie för ledarskap? Oavsett så går det att anpassa respektive kriterie för olika urval eller specifik grupp.


Organisationsträd och chefsrättigheter

Vid onboarding av chefsverktyget så är organisationsträdet en viktigt del i uppstarten. I och med lönefilsimporten så skapar systemet ett organisationsträd som vi utgår ifrån när vi sätter strukturen för chefsrättigheter. Därför blir arbetet med att koppla chefer till organisationsträdet lite större första gången vi gör det i systemet.

Viktigt är att organisationsträdet behöver spegla organisationsstrukturen utifrån hur ni håller samtal och/eller genomför lönesättning.

Koppla chefer

Ni kopplar chefer i organisationsträdet enkelt i systemet, ni kan välja att antingen göra det via import av fil eller manuellt. Beroende på hur er organisation ser ut och hur stor den är så fungerar våra lösningar för organisationsträdet och chefsrättigheterna på olika sätt.

När man kopplar chefer manuellt har man också möjlighet att verifiera organisationsstrukturen.

Importera chefsstruktur

För att importera chefsrättigheterna behöver en fil med organisationsstruktur + unika id-numret (ex personnummer) förberedas. Därför hjälper din onboardingansvarige dig gärna att läsa in den.


Användare och roller

Vid en första uppstart av systemet krävs det ett arbete för att bjuda in chefer och medarbetare till systemet. Som tur är har systemet redan förberedda funktioner för att detta ska bli enkelt. Ni skickar ut välkomstmail från systemet som bjuder in användarna till systemet, vi passar även på att säkerställa deras e-postadresser för att dubbelkolla så att rätt data ligger inne i systemet.

Tips! Bjud in era medarbetare när systemet är förberett med den process ni ska börja med. Passa även på att skicka ut våra guider och filmer i förväg som stöd när de ska in i systemet. Vi har filmer som beskriver enkelt och övergripande hur du som användare av systemet (oavsett roll) hittar runt och arbetar enkelt och effektivt.


Start av moduler

Oavsett vilken del av systemet ni avser att börja med; lönesättning, prestationsbedömning, samtal eller lönekartläggning behöver ni starta upp en modul. När ni gör det första gången så hjälper vi er om ni vill, men självklart kan ni göra det själva. Vi har guider och filmer för varje modul ni vill starta upp så att ni kan vara självständiga i systemägandet.

Tips! Inför uppstart av modul, oavsett om det är första gången eller vid nästkommande omgång så behöver basregistret (aktiva anställningar och organisationsträd) vara uppdaterade och aktuellt. Detta behöver göras innan start av modul då modulerna alltid innehåller en ögonblickbild, en kopia, av underlaget i basregistret. Det uppdateras alltså inte "under tiden" utan man startar underlaget till ex. en löneöversyn utifrån det underlag som finns i systemet just nu.

Lönekartläggning

Vi på Customer Success hjälper er att importera filen första gången och även att starta upp en kartläggning. Det som ni behöver bestämma är vilken gruppering och vilken faktorplan som ska användas. När ni genomför en kartläggnings för första gången hos oss så hjälper er onboardingansvarig er att bestämma vilket underlag ni ska utgå ifrån (faktorplan och gruppering). Kolla guiderna här nedan för att se mer information och tips kring kartläggningen.

Samtal

Att starta ett samtal i systemet är superenkelt! Följ de tre stegen för att skapa ett underlag som era chefer kan använda sig av. Ni kan välja mellan de mallar ni lagt in och välja vilket urval i organisationen just det samtalet ska gälla. När ni administratörer har skapat underlag så är det fritt fram för cheferna att sköta resten av samtalet. De skickar ut, förbereder, genomför och dokumenterar, allt direkt i systemet.

Löneöversyn (Lönesättning inkl. prestationsbedömning)

När ni startar en löneöversyn så är det fler inställningar och bredare underlag som måste in i systemet. Viktigt är att komma ihåg att systemet är uppdaterat med rätt data så vi kan räkna ut rätt underlag för bl.a. löneutrymme. Inför uppstart av löneöversyn (alternativt lönesättning, exkl. prestationsbedömning) finns det en checklista att följa, för att ni ska ska känna er säkra inför uppstart.

Fick du svar på din fråga?