Alla samlingar
Lönefiler
Läsa in filen på egen hand
Hur importerar man en lönefil i systemet?
Hur importerar man en lönefil i systemet?

I denna guide beskriver vi steg för steg hur ni läser in en lönefil via våran importfunktion i systemet.

Elise Laurent avatar
Skrivet av Elise Laurent
Uppdaterad för mer än en vecka sedan

Känner ni er stressad över att göra en lönefils import eller om tekniken hos er inte möter förutsättningarna så kan vi absolut hjälpa er med hela importen mot en kostnad.

0-2500 medarbetare = 1500 kr
2500-5000 = 3000 kr
5000-10 000 = 4500 kr
10 000-20 000 = 6000 kr
20 000+ = 7500 kr

Då behöver ni inte tänka på något annat än att ladda upp filen i ett vanligt excelformat enligt beskrivning nedan, så sköter vi resten. Beställ via chatten eller [email protected]


Följ alla fem steg nedan för att importera en lönefil i systemet


Steg 1 - Preferenser

1. Klicka på ikonen som heter "Importera Data" för att starta lönefilsimporten.

2. Klicka på starta ny lönefilsimport.

3. I detta steg som heter "välj preferenser" är det viktigt att ni läser instruktionerna noga.

Under det sista steget som heter "vad är du intresserad av att jobba med" rekommenderar vi att ni klickar i de moduler ni använder i Sysarb för att säkerställa att ni inte förlorar viktig data.

Använder ni er av personnummer som unikt ID, bocka i Hämta födelsedatum och kön från det unika ID:et.

4. När ni bockat i vad ni vill jobba med så kommer ni sedan kunna klicka på "fortsätt" längst ner till höger.


Steg 2 - Importera Lönefil

  1. Om ni inte redan har en lönefil så kan ni hämta en mall här där ni lägger in er data:

Här kan ni läsa mer om vad som är obligatoriskt att ha med i filen:

2. Innan ni laddar upp filen behöver ni spara ner filen till en CSV (UTF-8) fil.

Ni gör detta genom att i excel filen klicka på spara som och där sedan byta filformat till CSV (UTF-8) (finns det inte som val, så kan ni testa CSV Kommaavgränsande eller CSV Macinstosh).


När ni sparat ner filen till en CSV (UTF-8) fil, så laddar ni sedan upp den i systemet genom att klicka på den ljusblåa rutan alternativt dra och släppa filen i rutan.

3. När filen är godkänd klickar ni er sedan vidare till nästa steg genom att klicka på "fortsätt" längst ner till höger.


Steg 3 - Matcha Kolumner

1. I detta steg av importen ska ni matcha era rubriker, som ni har med i er excel fil, med systemets rubriker, som vi kallar för Sysarbs rubriker. Ni ser rubrikerna från er fil till vänster och Sysarbs rubriker till höger.

Stämmer rubrikerna överens med Sysarbs rubriker under fliken "förslag på matchningar" klickar ni på bocken och då kommer rubrikerna per automatik hamna längre ner under rubriken Godkända matchningar.

Till höger har ni en ruta där ni kan se alla obligatoriska, alla rekommenderade och alla matchade rubriker.

2. Skulle det vara så att Sysarbs rubriker inte stämmer överens med några av era rubriker så klickar ni på X och då kommer den valda rubriken per automatik hamna längre ner på sidan under rubriken dina outnyttjade rubriker.

Under dina outnyttjade rubriker kan ni sedan, genom att klicka på Välj bland sysarbs rubriker, välja vad för rubrik ni vill koppla den outnyttjade rubriken till. När ni kopplat rubriken till den valda rubriken i rullistan så kan ni sedan klicka på bocken så att rubriken flyttas upp till Godkända matchningar.


Steg 4 - Validera värden

1. I detta steg kommer systemet att säga ifrån om det är någon rad i lönefilen som innehåller något format, som systemet inte accepterar. För att se vad för värde/format som behöver ändras i excel filen för att systemet ska acceptera värdet, klickar man på den grå raden, som kommer upp, eller på pilen.

2. När man korrigerat felet i excel filen sparar man ner den på nytt i formatet CSV (UTF-8) och klickar sedan på den blå knappen längst upp till höger, som heter "komplettera CSV".

3. När ni kompletterat filen alternativt inte fått något felmeddelande kommer ni att få detta bekräftat. Efter bekräftelsen, klicka på "fortsätt" längst ner till höger för att komma vidare till det sista steget i lönefilsimporten.


Steg 5 - Granska

1. I detta steg, som är det sista steget av lönefilsimporten, ska ni granska lönefilen genom att bekräfta att det inte skett några oväntade förändringar i antalet medarbetare, anställningar, befattningar, organisationsnivåer (noder) och statistikkoder.

2. Det är viktigt att ni läser noggrant igenom varje meddelande för att det inte ska ske några oväntade förändringar i systemet. När ni läst igenom varje steg, bockar ni i att ni godkänner varje alternativ. (Tänk på antalet nya medarbetare - stämmer det?)

3. När ni bockat i varje alternativ klickar ni sedan på den gröna knappen längst ner till höger som heter "starta import"


KLART!

Nu är er lönefilsimport klar!

För att vara säkra på när senaste lönefilen har importerats kan ni alltid kolla på startsidan för lönefilsimport.


När lönefilsimporten är klar, kontaktar ni teamet på Customer Success!

Ni kan kontakta Customer Success via chatten i systemet som ni hittar längst ner till vänster ovan för ikonen med era initialer eller via [email protected].


Fick du svar på din fråga?